Verlierst du auch manchmal den Überblick, welche Mails noch bearbeitet werden müssen und welche du bereits gelesen hast? Sammelt sich ein Haufen an Nachrichten unsortiert in deinem Posteingang? Oder suchst du manchmal ewig nach einer bestimmten Mail oder einem Anhang? Dann brauchst du definitiv mehr Ordnung für dein Postfach!
Die Bearbeitung von Mails kann ein richtiger Zeitfresser sein. Umso wichtiger, dass du dir ein System aneignest, die Mailflut effektiv zu bewältigen.
Gerade zu Anfang deines Business wirst du es vielleicht nicht für nötig halten, eine Struktur anzulegen. Allerdings wird die Anzahl deiner Mails dein Postfach schneller wachsen als dir lieb ist. Ein gutes Ordnungssystem erspart dir im Nachgang viel Arbeit.
Wenn du bereits einen Berg an Mails angesammelt hast, solltest du schnellstmöglich in den sauren Apfel beißen und dir Zeit nehmen, dein Postfach zu sortieren und strukturieren. Wenn du dies einmal getan hast, wirst du dich so schnell nicht mehr verlieren, versprochen!

Reduziere die Anzahl der Mails

Na, wie viele Newsletter, Challenges, Produkthighlights und Aktionen flattern täglich in dein Postfach?
Interessiert dich das wirklich? Benötigst du die Inhalte zum Weiterkommen für dein Business? Ziehst du einen Nutzen aus den Informationen?
Wenn die Antwort kein klares “Ja!” ist, trage dich sofort aus diesen Verteilern aus. Das geht ganz schnell mit einem Klick, direkt in der Mail. So dämmst du die Mail-Flut ein und rettest dich vor Ablenkungen.

Weniger ist mehr

Gehörst du auch zu denjenigen, die ständig ihr Postfach checken? Sei es aus Angst, etwas zu verpassen oder um sich abzulenken. Allerdings stört diese Angewohnheit nicht nur deinen Arbeitsfluss und die Konzentration, sondern raubt dir auch unnötig Zeit. Gewöhne dir lieber fixe Routinen an, deine Mails zu prüfen.

Falls du keine dringende Mail erwartest, kannst du dich getrost erst 1-2 Stunden nach Arbeitsbeginn um dein Postfach kümmern und es auf neue Nachrichten checken.
Nutze deinen klaren Kopf am Morgen (oder wann dein Arbeitstag beginnt) lieber, um eine schwierige oder komplexe Aufgabe zu lösen. Oder setze dich an ein ungeliebtes Thema, das du schon länger vor dir herschiebst, aber erledigt werden muss. Am Ende eines Tages hast du dafür nämlich vermutlich weder Lust noch die Nerven.

Abschalten

Schalte die visuellen und akustischen Benachrichtigungen für eingegangene Mails aus. Somit vermeidest du, gleich nachsehen zu wollen, wer dir was geschrieben hat. Deine Konzentration dankt es dir.

Vorlagen

Du erklärst immer wieder dasselbe? Jedes Mal aufs Neue formulierst du die gleichen Phrasen? Wenn ein Teil deiner Arbeit daraus besteht, Anleitungen oder Hilfestellungen zu geben, die sich wiederholen, nutze Vorlagen. Speichere dir Texte als Vorlage ab und füge sie bei Bedarf einfach ein. Das lässt sich zum Beispiel über die Signatur-Funktion realisieren.

Apropros Signatur: Füge deiner persönlichen Signatur neben deinen Kontaktdaten auch direkt einen Abschiedsgruß an. Auch das spart Zeit.

Wiedervorlage

Nutze die Technik und lege dir Mails auf Wiedervorlage, für die du noch auf eine Rückmeldung oder Bestätigung wartest.
Um die betreffenden Mails noch schneller zu finden, kannst du diese markieren oder in einen “Warten”-Order packen.

Hör auf, Ping-Pong zu spielen

Kennst du dieses ewige Hin- und Her? Manchmal sendet man zahllose Mails zur gleichen Thematik, ohne dass sich auch nur eine Sache klärt.
Stopp dieses zeitintensive und nicht zielführende Blabla. Nimm bei Unklarheiten direkt den Telefonhörer in die Hand und bespreche die Angelegenheit direkt. Wenn nötig, fasse das Besprochene in einer Mail kurz zusammen und lass es dir vom Gesprächspartner kurz schriftlich bestätigen.

Außerdem benötigt nicht jede Mail eine Antwort. Eine reine Info-Nachricht musst du weder kommentieren noch bestätigen. Stellt dir der Absender keine Frage oder benötigt eine Information, musst du auch nicht antworten. Spar dir die Mühe und halte deinen Postausgang schlank.

Kurz und knapp

Neigst du dazu, lange Sätze und endlose Mails zu schreiben? Diese Romane verbraten nicht nur deine wertvolle Zeit, sondern auch die des Lesers. Schlimmstenfalls kommt deine Botschaft am Ende nicht richtig an, weil eine klare Aussage fehlt.

Ordnerstruktur

Behandle deinen Posteingang wie deinen Briefkasten: als kurzzeitige Ablage für neu ankommende Nachrichten. Anderenfalls entwickelt sich dein Postfach schnell zum unübersichtlichen Mail-Friedhof.
Um dir dein Mail-Leben zu vereinfachen und den Posteingang nicht zum Überquellen zu finden, ist ein durchdachtes Ordnersystem ratsam. Überlege, welche Aufteilung für dich am praktischsten ist. Vielleicht benötigst du nur sehr wenige Ordner, um den Überblick über geplante, zu bearbeitende oder erledigte Projekte zu wahren.
Vielleicht ist es in deinem Business aber auch notwendig, nicht nur zwischen Kunden, sondern auch Projekten zu differenzieren. Oder nach Deadlines, bestimmten Ereignissen oder Abläufen.

Sofort gewinnt

Du öffnest eine Mail und kannst die Angelegenheit in unter fünf Minuten bearbeiten? Dann tu das! Anstatt die Mail später noch einmal anzuklicken und zu lesen, beantworte sie direkt und schiebe sie in den Ordner “erledigt” (oder einen anderen Ordner entsprechend deiner gewählten Struktur). Alles andere wird in die Bearbeitung/ausstehend verschoben. Damit du deinen Kopf frei bekommst, lege dir wenn nötig eine Angelegenheit auf Wiedervorlage.

Nutze die Technik

Du kannst Mails eines ausgewählten Absenders automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben lassen. Dasselbe ist mit Stichworten möglich. So kann eine E-Mail mit dem Betreff „Rechnung“ direkt in den entsprechenden Ordner geschoben werden, ohne dass du diese anklicken musst.

Auch Shortcuts, also Tastenkombinationen, lassen sich in vielen Mailprogrammen anlegen. So führst du mit nur einem Klick direkt eine Aktion aus, ohne beispielsweise über die Navigation zu gehen.

Viele Postfächer bieten außerdem die Möglichkeit, Absendern eine gewisse Farbe zuzuordnen. So hast du direkt im Blick, welchen Kunden oder welches Projekt die Mail betrifft.

Mut zum Löschen

Eine Mail ist unwichtig für deine Projekte und enthält keine relevante Information? Dann heißt es: direkt löschen!

 

Soweit meine Tipps für ein aufgeräumteres Postfach. Wie organisierst du deine Mails? Hast du noch andere Tricks auf Lager? 

 

 

Maria

Maria

Business- und Marketing-Beraterin, Texterin

Hallo! Ich bin Maria und die Gründerin von home|office|mom. Hier unterstütze, inspiriere und motiviere ich Frauen wie DICH, ihr Business aufzubauen und ihre Träume und Pläne erfolgreich in die Realität umzusetzen. 

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