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Was hat Schulz von Thun mit dir als selbstständige Mutter zu tun? Ich behaupte: eine ganze Menge. Denn für ihn ist die zwischenmenschliche Kommunikation und für dich die erfolgreiche Kundenkommunikation ein heißes Thema. Auf was es ankommt, wenn du mit deinen Partnern und Kunden auf schriftlichen Wegen kommunizierst und wie uns das Kommunikationsquadrat helfen kann, werde ich dir in diesem Beitrag zeigen.

Das Kommunikationsquadrat oder Vier-Ohren-Modell

Kommunikation mit deinen Kunden ist ein ständiges Senden und Empfangen von Botschaften. Du vermittelst spezielle Informationen, der Kunde decodiert sie und kauft dein Produkt oder lässt sich von dir beraten. Alles, was du mit deinen Kunden oder Partnern austauscht ist auf vierfache Weise wirksam. Das bedeutet, dass jede Äußerung vier Botschaften enthält – bewusst oder unbewusst. Diese Theorie hat der Psychologe Schulz von Thun entwickelt und in seinem Kommunikationsquadrat, auch bekannt als Vier-Ohren-Modell, festgehalten. Folgende Ebenen einer Botschaft gibt es:

  • Die Sachinformation, also worüber du informierst
  • Die Selbstkundgabe, mit der du stets etwas von dir zu erkennen gibst
  • Der Beziehungshinweis auf deine Einstellung zum Gegenüber
  • Der Appell beinhaltet das, was du mit deiner Botschaft erreichen möchtest

Wenn wir uns austauschen, E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten schreiben, dann sind psychologisch gesehen also vier Schnäbel und vier Ohren beteiligt. Je nachdem, wie gut sie zusammenspielen, wird die Qualität des Gespräches beeinflusst.

So viel zur Theorie. Es ist durchaus sinnvoll, seine eigenen Nachrichten oder Botschaften mit diesen vier Ohren selber zu durchleuchten. Was willst du deinen Kunden oder deinen Partnern genau mitteilen? Wie viel Privates soll zum Tragen kommen? Hier kommen ein paar Tipps für dich, die du direkt umsetzen kannst.

 

Tipp 1: Selbstkundgabe in geringen Dosen

Als Frau, Mutter und ambitionierte Selbstständige ist die Selbstkundgabe eines der wichtigsten Themen. Wenn deine Zielgruppe nicht gerade andere Mütter oder Väter sind und du in einer ultra kinderfreundlichen Branche arbeitest, dann brauchst du dich als Mutter auch nicht zwangsläufig outen. Nachrichten, die verstrichene Fristen entschuldigen, weil das Kind zahnt, kommt bei den wenigsten gut an. Du bist müde. Das kennen wir alle. Aber es darf keine „Ausrede“ für Verspätungen oder Fehler sein. Du bist ein Profi auf deinem Gebiet und nicht, weil du manchmal brave Kinder hast und dann noch besser arbeiten kannst.

Bleibe gerade in harten Zeiten auf der Sachebene und kommuniziere klar. Lege fest, von wann bis wann du erreichbar ist und wann deine Familienzeit ist. Dann kann sich das Gegenüber darauf einstellen. Ein positiver Nebeneffekt ist auch, dass sich so Privates und Geschäftliches nicht vermischen und du deine berufliche Rolle und deine eigene Person unterscheiden kannst.

 

Tipp 2: Zur Sache kommen mit Struktur

Ich persönlich bin ja eher ein chaotischer Typ. Mein Schreibtisch ist nie so aufgeräumt, dass ich ihn jederzeit fotografieren könnte. Meine Unterlagen werden nur unregelmäßig sortiert und stapeln sich. Aber wenn es um Nachrichten – gerade wenn sie geschrieben sind – geht, dann bin ich penibel. Denn hier muss jedes Wort sitzen, um die gewünschte Wirkung zu erreichen. Achte bei deinen unzähligen Mails oder Nachrichten, die du jeden Tag verfasst, auf deinen Appell. Nachrichten ohne klar erkennbaren Inhalt wird dein Gegenüber nur überfliegen oder gar gleich verschieben beziehungsweise löschen.

Verwende einen kurzen und knackigen Betreff. Strukturiere den Text in ein kleine Einleitung, eine Auflistung der To-Dos und einen Abschluss. Fette wichtige Termine und Deadlines, um sie optisch hervorzuheben. Verwende Tabellen, die den einzelnen Aufgaben gleich den entsprechenden Verantwortlichen zuordnen. Und achte auch bei jeder noch zu kurzen Nachricht auf eine korrekte Orthographie, damit sich dein Kunde oder Partner auch ernst genommen fühlt.

 

Tipp 3: Appell mit Sinn

Das, was jetzt kommt, habe ich aus keiner repräsentativen Studie entnommen. Ich bin mir trotzdem ziemlich sicher, dass fast alle meine Geschäftspartner und Kunden ein Thema in der schriftlichen Kommunikation nicht ausstehen können: sinnlose Nachrichten. Jede Minute, in der du eine einfache Nachricht ohne Appell schreibst, ist vergeudete Zeit. Das Gegenüber benötigt ebenso lange, um diese Botschaften ohne Inhalte zu lesen und richtig einzusortieren. Das können und wollen wir uns doch alle ersparen. Inhalte sammeln, strukturieren und klare Handlungsanweisungen oder Feedbackwünsche kommunizieren, die Sachinformationen formvollendet weiterleiten und dann kommst du deinem Ziel auf jeden Fall näher.


Welche Tipps hast du auf Lager, um schriftlich noch besser zu kommunizieren? Ich freue mich über deine Anregungen in den Kommentaren und lasse mich gerne inspirieren.

Regine

Regine

Marketingberaterin, Strategin und Texterin

Hi, ich heiße Regine und bin eine Homeoffice- oder Working-Mom von zwei quirligen Jungs. Im Blog schreibe ich über meine Learnings, die auch dir helfen, erfolgreich mit deinem Business durchzustarten.

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